Comment Exquando utilise les cartes Klaro pour combattre le chaos informationnel

Exquando œuvre dans le domaine de la gouvernance de l'information. Le problème que Exquando vise à résoudre est le suivant :

Dans un monde de plus en plus numérique, avec d'innombrables logiciels en ligne et d'informations, et avec un renouvellement constant du personnel, les entreprises sont confrontées à un chaos informationnel croissant.

Pour remédier à ce problème, Exquando a développé une méthodologie visant à reprendre le contrôle de la gestion de l'information. Klaro est utilisé pour numériser l'approche. Consultez cette histoire ci-dessous.

Avant Klaro

• Les consultants d'Exquando ont réalisé un audit du système d'information du client : son environnement réglementaire, les informations gérées en interne, les logiciels utilisés, les rôles et responsabilités liés à la gestion de l'information, les comités internes ou conseils traitant de la question, l'existence d'une politique d'information et des procédures associées, les sujets d'information abordés lors de l'intégration du personnel, etc.

• Les résultats des enquêtes et entretiens ont été enregistrés pour créer un long document PDF représentant une vue complète de la situation numérique du client. L'équipe de conseil a préparé des recommandations basées sur ce document.

• Le comité de pilotage s'est réuni et a discuté de ce document et de ses recommandations, puis les représentants du client ont décidé du suivi.

• Les pratiques numériques de l'entreprise ont été mises à jour en conséquence.

Version papier de l'audit d'information

Approche dépassée

Au cours des 20 dernières années, les façons dont les entreprises traitent l'information sont devenues si complexes et l'évolution du paysage numérique s'est accélérée si rapidement que l'approche...

Audit > Recommandations > Plan stratégique

ne fonctionne plus.

Pour s'adapter aux changements, les entreprises ont évolué et sont progressivement passées d'une organisation verticale à une organisation où les entités sont plus autonomes et les lieux de prise de décision se sont multipliés en conséquence. En résultat, la transformation numérique se produit partout et tout le temps. Pour faire face à cette situation, il a été nécessaire d'adapter l'approche et de la transformer en:

Perception > Discussion > Évolution > Perception > ...

Travailler avec Klaro

En utilisant Klaro :

• La mise à jour est continue ; les modifications ne sont plus effectuées dans un seul document global, mais sur chaque élément du système d'information individuellement.

• La navigation dans le système d'information est facilitée ; les utilisateurs peuvent passer entre les réglementations/formations/rôles/informations/etc. en un seul clic.

• Il n'y a plus une seule façon d'afficher les éléments du système d'information – il y en a autant que nécessaire. Par exemple, les utilisateurs peuvent voir le portefeuille d'applications par fournisseur, par domaine, par catégorie d'application, etc.

• Le client peut contribuer et participer à la mise à jour des informations sur son InfoSystem.

Version numérique d'un audit d'information réalisé sur Klaro Cards

Résultats

Avec la capacité d'organiser et d'afficher le système d'information de plusieurs manières, Klaro aide à favoriser l'alignement. Les équipes peuvent créer des compréhensions communes des réalités et des complexités de leurs systèmes d'information beaucoup plus rapidement qu'avec un document PDF ou texte. Et de meilleures décisions peuvent être prises en conséquence.

En termes de suivi des décisions, il existe maintenant un moyen d'associer une ou plusieurs tâches à chaque élément du système d'information en fonction des exigences. Toutes les décisions pour les actions et les transformations peuvent être prises via un tableau Kanban où les priorités et les responsabilités peuvent être attribuées. La transformation globale du système d'information du client se produit de manière agile grâce à une compréhension partagée des problèmes.

Exquando adhère à la vision de Klaro où les équipes et les individus sont plus efficaces dans la réalisation de leurs objectifs lorsqu'ils ont appris la simplicité, la communication efficace et l'auto-organisation.

Pour en savoir plus, visitez https://infogov.exquando.com