Est-ce que les réunions sont toxiques ?

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En bref

Les réunions offrent aux membres d'une équipe d'excellentes occasions de partager des idées, de construire des projets et de les planifier ensemble. Ce qui rend les réunions toxiques, c'est le manque de préparation (avant), le manque de structure (pendant) et le manque de suivi (après). Nous avons récemment créé un modèle Klaro Cards pour diriger nos réunions, et les résultats sont intéressants. Ce billet de blog vous donne quelques informations et conseils pour tenir vos réunions. Il vous présente également notre modèle de réunion d'intelligence collective Klaro Cards Collective Intelligence Meeting.

Introduction

C'est difficile de faire de bonnes réunions. Nous avons probablement tous déjà assisté à des réunions improductives où les gens parlent beaucoup, prennent peu de décisions ou ne parviennent pas à se concentrer sur les sujets importants. Dans de nombreuses entreprises, c'est même pire : presque toutes les réunions semblent se dérouler de cette façon.

Il existe différentes approches pour résoudre les problèmes d'organisation des réunions :

• Dans le monde agile, les standup meetings se déroulent avec les gens debout et elles sont limitées à 20 minutes maximum. L'objectif est de se concentrer sur l'identification des points bloquants qui demandent une communication entre les membres de l'équipe pour être résolus.

• De nombreux outils, comme Klaxoon, existent pour rendre les réunions plus agréables, pour aider les membres de l'équipe à être actifs, pour organiser des votes sur les décisions importantes, etc.

• Chez Basecamp, les réunions sont tout simplement considérées comme toxiques. Cette vision est devenue tellement populaire qu'il n'est pas rare de trouver des gens qui pensent que toutes les réunions doivent être évitées à tout prix. Pour les citer :

  Chaque minute que vous ne passez pas en réunion est une minute que vous pouvez consacrer à du vrai travail.

Chez Klaro Cards, nous avons récemment découvert que les réunions peuvent être des moments formidables, du moins lorsqu'elles sont conduites à l'aide de techniques fondées sur l'intelligence collective, de notes structurées et encadrées par un excellent logiciel.

La méthode et le modèle que nous utilisons

Notre modèle et méthode Klaro Cards sont basés sur trois observations :

1. Les bonnes réunions ont un ordre du jour. Mais nous savons que souvent, il n'est pas structuré, trop long, voire absent.

2. Les réunions sont conduites par des humains. Et qui dit humains, dit sentiments, humeurs, peurs, créativité, etc.

3. La plupart des réunions nécessitent un suivi. Et ça, ça ne se fait pas par magie.

Sur cette base, nous avons mis en place une méthode qui est au croisement des techniques d'intelligence collective (le côté social de l'organisation des réunions) et des techniques agiles (le côté opérationnel qui apporte des notes structurées et du suivi).

Les étapes d'une réunion

Les réunions ont quatre étapes :

1. Accueil : On attend que tout le monde arrive. C'est tout à fait naturel que les gens parlent de ce qu'ils veulent. Il n'y a pas d'urgence à se plonger dans le travail trop rapidement.

2. Inclusion : La phase d'accueil évolue naturellement en tour de table. C'est alors le moment de demander à chacun : Comment tu vas ? Qu'est-ce que tu attends de cette réunion ? Comment tu vas aider l'équipe ?

3. La discussion : Là, on discute, tout simplement. Finalement, c'est ce que les humains font de mieux. Bien sûr, ça ne signifie pas que nous n'avons pas besoin de structure. D'ailleurs, l'un de nous prend des notes (voir la section suivante).

4. Conclusion : C'est un deuxième tour de table. Demandez à chacun : Comment tu te sens maintenant ? Avec quelles idées tu repars ?

Comme vous pouvez le constater, chez Klaro Cards, nous acceptons tout à fait que les réunions soient, par nature, des réunions entre des personnent qui discutent entre elles. Vous ne pouvez pas vraiment échapper à ça sans soit 1) annuler toutes les réunions (prétendre qu'elles sont toxiques vous donne une bonne excuse), 2) les déshumaniser (par exemple, en ne permettant pas aux gens de parler de ce qu'ils ressentent).

En même temps, le simple fait d'avoir une discussion n'est pas suffisant pour que la réunion soit productive du point de vue de l'entreprise ou du projet : l'objectif principal d'une réunion est rarement de créer du lien social ! Si on refuse d'admettre que des choses doivent réellement être faites et que les projets doivent avancer, on se retrouve rapidement avec des gens qui se demandent pourquoi ils assistent à des réunions qui ne font rien d'autre que les empêcher de travailler.

Les notes structurées sont la clé !

Un élément clé des réunions efficaces, c'est d'encadrer les discussions naturellement non structurées avec des notes très structurées. Vous avez besoin d'un bon scribe (la personne chargée de prendre des notes) : quelqu'un qui est capable de prendre des notes rapidement, d'intervenir pour demander des éclarcissements, d'organiser et de catégoriser les sujets évoqués, et d'apporter de la transparence et de la clarté dans l'ensemble.

C'est là que Klaro Cards est vraiment utile : l'encodage est rapide et la catégorisation est au cœur de tout. Il est très facile de partager un tableau de bord, soit par projection, soit par collaboration. Un modèle permet de structurer le tableau de bord. Notre modèle comprend les types de cartes suivants :

• Réunion : Une carte par réunion, où nous insérons l'ordre du jour de manière non structurée à travers des notes (de préférence avant la réunion, mais ce n'est pas obligatoire).

  • Conseil : La déclusion d'une réunion est un très bon moment pour prendre quelques notes sur les sujets importants à aborder la prochaine fois ! Écoutez les sentiments négatifs : ils cachent généralement des réponses manquantes et des décisions à prendre.

• Objectif : Nous suivons les objectifs de réunion de manière plus structurée, une carte par objectif. Cela peut se produire avant la réunion (à partir de l'ordre du jour) ou pendant la réunion elle-même.

  • Conseil : Dans tous les cas, surtout quand l'ordre du jour est manquant ou incomplet, écoutez attentivement pendant l'inclusion. Les attentes des membres de l'équipe sont proches des objectifs, et le scribe peut facilement les recueillir.

• Question: Nous gardons une trace de toutes les questions importantes soulevées pendant toutes les phases de la réunion, même si la réponse est connue ou évidente. De cette façon, nous documentons la réunion, et cela permet de pointer du doigt ce qui n'est pas clair, ce qui est clé d'une bonne gestion de projet.

  • Conseil : Les phases d'inclusion et de déclusion sont très importantes. Des sentiments comme la peur, le stress ou l'espoir sont enracinés dans l'incertitude et ils peuvent être liés à des questions qui demandent des réponses collectives.

• Décision : Noter les décisions est essentiel pour la transparence. Le suivi de chaque décision dans une carte Klaro bien rédigée permet également de mettre en lumière les désaccords, ce qui à son tour amène à oblige à poser des questions, à suivre les actions et établir des ordres du jour à long terme (pour les réunions).

  • Conseil : Ne prenez note des décisions que pendant les discussions, et évitez de le faire pendant l'inclusion et la conclusion en particulier. Ces moments sont réservés pour les humains. Les décisions sont trop axées sur le projet et sur l'entreprise.

• Action : Les cartes de décision servent principalement pour documenter le projet et apporter de la transparence. De leur côté, les actions (ou tâches) servent à structurer les conséquences des décisions, à définir les responsables et à organiser les suivis nécessaires.

  • Conseil : Ne prenez note des actions que pendant les discussions. La déclusion peut ajouter quelques points supplémentaires, et la tentation est grande pour le scribe de suivre de les ajouter à ce moment-là. Ne le faites pas : vous n'avez plus l'approbation des membres pour le faire, et il y a un grand risque que vous déclenchiez de nouvelles conversations non structurées. Gardez-les comme un ordre du jour non structuré pour la prochaine réunion si possible, sans nécessairement en faire toute une affaire dans la déclusion.

  • Conseil : Klaro Cards est particulièrement utile pour le suivi des actions. Vous pouvez par la suite désigner un responsable par action, fixer une date d'échéance si nécessaire, configurer un tableau kanban, voter sur la valeur commerciale ou sur l'importance... En bref, il suffit d'utiliser Klaro Cards comme d'habitude.

• Inclusion et Déclusion : Est-ce qu'il faut prendre des notes dans les étapes d'inclusion et de déclusion ? C'est encore une question ouverte pour nous. L'équipe peut se sentir mal à l'aise, pour des raisons de confidentialité, par exemple, ou parce que ça pourrait être être perturbant que quelqu'un prenne des notes. D'un autre côté, se souvenir des sentiments et de l'état d'esprit de chaque membre au cours de la lecture a posteriori des questions, des décisions et des points d'action apporte beaucoup de clarté, et pourrait même aider à prioriser ou à remettre des choses en question.

Est-ce que c'est magique ?

Bien sûr que non. Chez Klaro Cards, nous savons que ce qui fonctionne quelque part, comme chez nous, pourrait très bien être un échec total ailleurs. Nous savons aussi que ce qui fonctionne pour nous aujourd'hui sera probablement organisé différemment demain. Et ce n'est pas grave. Nous avons construit Klaro Cards pour nous permettre de changer d'avis, de process et de méthode de travail très facilement.

Cela dit, peut-être que notre modèle de réunion d'intelligence collective pourrait être utile pour d'autres ? C'est pour ça que nous sommes aussi heureux de le partager aujourd'hui. N'hésitez pas à l'utiliser, à l'adapter ou à l'abandonner. Si vous l'utilisez, n'hésitez pas à nous faire part de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas pour vous !

Comme nous, profitez de Klaro Cards !