Klaro, en cinq questions - réponses

Pourquoi as-tu créé Klaro?

J'ai créé Klaro parce que je trouvais que la plupart des outils de suivi de projet ne permettaient pas d'atteindre la précision nécessaire pour réussir correctement un projet seul ou en équipe. C'est une question intrinsèquement difficile: celle de transmettre à la machine les règles qui régissent la manière dont on travaille en équipe, et qu'un logiciel puisse aider à cette organisation. C'est vrai des petits comme des grands projets.

La précision tu dis? Tu aurais un exemple?

Oui bien sûr.

Disons que vous avez plein de tâches à faire, et que vous avez 30 minutes devant vous. Vous voulez trouver celles qui a) prennent peu de temps, b) restent dans votre zone de confort et c) débloquent un collègue. Vous ne pouvez les trouver qu'à condition que ces trois critères aient une existence dans votre outil informatique, et que l'encodage de ce type d'info ne soit pas trop chronophage. C'est donc une question de précision de l'info d'une part, et d'aide à l'encodage d'autre part.

Autre exemple.

Les outils offrent souvent un support pour respecter des échéances. Sur chaque tâche, on peut mettre une Due Date et l'outil envoie par exemple des rappels aux gens quelques jours avant l'échéance. Sauf qu'en pratique ça marche rarement: je reçois encore fréquemment des emails de rappel pour des échéances dans le passé, de projets auxquels je ne participe plus, et dont les tâches indiquées ne verront jamais le jour. Pour moi c'est un symptôme typique d'une gestion de projet qu'on peut améliorer.

Par ailleurs, quelques échéances vraiment importantes viennent de règles globales: par exemple "tout document doit être revu dans les 30 jours de son écriture". Pour ces règles là, il existe finalement peu de support, en dehors bien sûr du développement d'un logiciel dédié à l'activité.

Dans la pléthore d'outils existants, aucun ne permet cela, vraiment?

Si, bien sûr, je devrais sans doute être plus nuancé. Je distingue trois types de logiciels: le générique, le spécifique et le dédié.

• Le générique, c'est Excel ou Trello par exemple. On peut plus ou moins tout y faire tant ils proposent des mécanismes applicables dans de nombreuses situations différentes. Hors programmation, on est vite bloqué pour prendre en compte des requis spécifiques à son projet. On en revient au soucis de précision précité.

• Le spécifique, c'est tous les outils qui sont dans des marchés de niche, ou qui adressent une méthode de travail particulière (agile scrum, growth hacking, marketing automation, product owning, etc.). Pour chacun d'eux, vous pouvez trouver un logiciel dédié ; pour chaque méthode aussi. Et ces outils sont excellents pour la plupart. Mais ils choisissent un biais: la méthodologie suivie et la manière de la mettre en oeuvre n'est pas la vôtre, mais celle du concepteur de l'outil. Si vous avez plusieurs projets, ils doivent tous suivre cette même méthode. C'est difficile à tenir dans pas mal de situations, le chef de projet et son équipe finissent par être un peu esclave d'un dogme particulier et souvent rigide.

• Le dédié, c'est le développement d'un logiciel sur mesure pour soutenir votre manière de travailler. J'inclus ici aussi la configuration de logiciels complexes (p.ex. un ERP, ou des solutions comme Jira ou Office 365) dès lors que cette configuration prend plus de quelques jours et nécessite des programmeurs. Le dédié, c'est le top du top, mais il faut savoir bien clarifier les besoins, et le budget est souvent conséquent.

Avec Klaro on cherche à avoir le meilleur des trois mondes: le générique pour sa flexibilité, le spécifique pour ses méthodologies, le dédié vis-à-vis l'identification des besoins et le besoin de précision. C'est un travail de recherche et d'innovation, mais on est contents des résultats jusque là. Nos clients sont ravis de l'équilibre qu'ils trouvent entre le prix et la puissance de la solution.

L'utilisateur idéal de Klaro du coup? Petit, grand? Dans le développement informatique?

Pas nécessairement dans le développement informatique, non, même si on se réjouit quand quelques fatigués d'autres solutions essaient autre chose et viennent nous challenger avec un vrai baggage sur d'autres outils.

On offre essentiellement à des porteurs de projets et leurs équipes le fait de mieux s'organiser, de manière relativement analytique: Klaro permet avant tout de mettre de l'ordre, d'organiser, clarifier et visualiser les choses. Cela me semble personnellement un prérequis essentiel à un projet bien mené.

Aux petits, on offre un outil intrinsèquement plus simple que la plupart des autres solutions, parce qu'il offre ET du générique ET du spécifique. Klaro invite aussi à l'agilité de manière pragmatique, par le terrain et non par le bouquin (même si j'adore personnellement les livres méthodologiques). C'est idéal pour des startups et des entrepreneurs qui veulent s'approprier leur processus, mais veulent (à raison) retarder un peu la création/configuration d'un logiciel dédié. Choisir le logiciel dédié trop tôt dans le processus de création d'entreprise peut être une vraie catastrophe, mais le faire trop tard tout autant. Comme nos développeurs et partenaires sont par ailleurs experts en transformation digitale, nos conseils au détour d'une discussion Klaro peuvent venir très à propos sur ce type de question. C'est ce type d'équilibre que Klaro offre à JZH, SAM-Drive, Devenco ou Greenzy par exemple.

Aux plus grands, on offre le fait de parvenir à conserver cette simplicité dans le temps, même quand les équipes s'élargissent et que les projets ou besoins deviennent complexes. On offre également le fait d'instantier des méthodes de travail avec des besoins très précis, là où seul du développement dédié est généralement possible mais non mis en oeuvre à cause du coût. En cela, on offre une bulle d'air aux équipes mals outillées, coincées entre Excel et leur ERP.

Quelle est la principale difficulté que vous rencontrez chez Klaro l'instant?

J'ai peut-être un brin sous estimé jusqu'ici la difficulté d'entrer dans l'approche Klaro, mais on y travaille activement avec l'équipe et on vient avec des solutions dans les prochaines semaines et les prochains mois.

Pour les petites équipes, c'est encore assez simple: quand vous démarrez sans grand bagage dans un autre outil, il faut juste un petit coup de pouce pour démarrer. On offre actuellement conseils et configuration lors de démos dédiées gratuites, et on va poursuivre dans cette voie parce qu'elle fait une grande différence dans notre relation client et dans l'appropriation de l'approche. On travaille également à offrir des templates de projets plus riches, et une documentation de base des méthodologies sous jacentes ; nous ouvrirons ensuite notre moteur de templates.

Pour des entreprises plus grandes, on se rend compte que l'approche Klaro est un peu trop disruptive: elle mise sur l'agilité, donc sur la confiance et la communication dans les équipes. Même dans le monde du développement logiciel, où l'agilité est née il y a bientôt 20 ans, les acquis agiles ne sont pas toujours au rendez-vous. Hors secteur informatique, il reste encore plus de travail pour qu'une équipe puisse voler de ses propres ailes. On a ces difficultés bien en tête et on s'associe avec des facilitateurs en agilité et en intelligence collective pour y réfléchir et proposer des solutions communes.

Dans les deux cas, on sent que l'être humain est essentiel, et le restera longtemps, en l'occurence une présence pour aider et/ou faciliter. Cela nous challenge bien sûr, parce qu'on souhaite pour Klaro un modèle business qui offre une solution à un prix abordable, ne nécessite pas des semaines de programmation et/ou de configuration par nos soins, mais ne soit pas simpliste dans ce qu'elle permet de mettre en oeuvre. Hors, la réflexion à mener sur un processus, c'est à dire réfléchir aux besoins sous-jacents, est une difficulté incompressible: la seule manière d'aborder ce type de problématique est d'y passer le temps nécessaire et d'avoir quelques bases théoriques...

Il y a là un vrai enjeu de transformation et digitale et managériale. On souhaite voir Klaro autant comme un support pragmatique et flexible sur le terrain qu'une aide méthodologique, à l'agilité, à l'analyse des besoins, à l'intelligence collective.