Pourquoi GSK, leader de l'industrie pharmaceutique, utilise Klaro?

Découvrez ici pourquoi Klaro séduit et permet, derrière une apparance d'outil simple, de suivre des processus même complexes

Klaro a l'immense chance d'avoir des utilisateurs avec des requis non triviaux. Ils nous aident à faire évoluer l'outil vers un bon équilibre entre simplicité et puissance de notre proposition.

Parmi ces utilisateurs, nous avons eu la chance d'accompagner en 2019 quelques équipes GSK dans des projets pilotes de suivi de processus. Certaines de ces équipes, séduites par la solution, l'ont intégrée et utilisent aujourd'hui Klaro au quotidien.

Quels requis complexes?

Klaro est utilisé pour suivre des processus avec parfois des requis complexes sur les échances:

Une déviation pharmaceutique, par exemple, a une date de détection. Elle doit être légalement clôturée dans les 30 jours. Un premier review doit être clôturé dans les 7 jours suivant la date de détection.
La mise en service d'équipements requiert des échéances strictes également, qu'il s'agit de respecter le plus souvent possible. La gestion de centaines d'échances nécessite une approche de priorisation et de suivi précise et adéquate.

Klaro est également utilisé dans des processus d'équipes aux interactions complexes:

Le suivi de déviations nécessite de distribuer les rôles: qui écrit, qui relit?
Le suivi d'équipements entraîne la collaboration de plusieurs départements, en fonction du type d'équipement et de la demande (mise en service ou hors service, par exemple).
La charge sur les personnes doit être suivie et visualisée de près, de même que l'état d'avancement du processus et les indicateurs de suivi d'amélioration de l'équipe.
Le suivi du processus implique parfois de suivre et d'identifier des points bloquants, qui viennent s'attacher aux déviations et/ou équipements eux-mêmes suivis.

Quelles fonctionnalités font la différence?

Klaro permet la gestion des échéances, y compris avec des dates calculées, pour éviter l'encodage inutile. Klaro permet la visualisation des échéances dans des Kanban dynamiques.

Un premier board affiche par exemple le processus lui-même (on bouge les cartes de droite à gauche manuellement au fur et à mesure de l'avancement), et met en lumière les échéances en insistant sur les jours restant avant d'être considéré en retard:

Un second board organise les cartes par échéance (les cartes bougent ici automatiquement de droite à gauche, avec le temps qui passe) et met en lumière les dates exactes et le responsables:
Klaro ne se limite pas au tracking d'un seul responsable par carte. Les dimensions permettent de capturer plusieurs membres de l'équipe par carte, dans des rôles différents, seul ou à plusieurs.
Klaro supporte des processus et sous processus, séquentiels et parallèles.
Klaro supporte la visualisation des mêmes cartes, par étape, par responsable, par département, par type de demande, etc. Visualiser la charge des personnes lors des meetings d'équipe est rendu simple, comme illustré ci-dessous. Ce board permet de prendre des décisions: bouger une carte revient à changer la personne en charge:
Klaro supporte la création de liens entre cartes, comme manière supplémentaire de capturer des sous-tâches, points bloquants, etc.
Klaro peut être couplé à un outil de business intelligence, pour en tirer des indicateurs de suivi de performance en temps réel.